La scène se joue à peu près une fois par mois dans les TPE et PME que nous accompagnons à Hyères. Une collaboratrice supprime un fichier par erreur — un devis, un tableau de suivi, un dossier client entier. Elle s'en rend compte dans la minute, ouvre la corbeille… et le fichier n'y est pas. Elle ouvre l'autre corbeille, celle du site SharePoint. Rien non plus. Elle appelle le gérant, qui regarde par-dessus son épaule, tape le nom du fichier dans la recherche : rien.

À ce stade, tout le monde est persuadé que le fichier est définitivement perdu. Dans neuf cas sur dix, il est encore là, parfaitement intact, à quelques clics de distance. Simplement, il est dans une corbeille que la personne qui cherche n'a pas le droit de voir, ou qu'elle ne sait pas ouvrir.

Ce n'est ni un bug, ni une malchance : c'est une règle de fonctionnement de Microsoft 365 que presque personne ne connaît, y compris beaucoup d'informaticiens. Voici cette règle, les trois causes qui expliquent la quasi-totalité des cas, les adresses directes des trois corbeilles, le test qui tranche en trente secondes — et le seul vrai compte à rebours qu'il faut avoir en tête : 93 jours.

À retenir en trente secondes

Ce que vous constatez	Ce qui se passe réellement
« J'ai supprimé le fichier, il n'est pas dans ma corbeille »	La corbeille appartient à l'emplacement du fichier, pas à la personne. Vous regardez la mauvaise.
« Mon collègue ne voit pas le fichier que j'ai supprimé »	Un utilisateur standard ne voit que ce qu'il a supprimé lui-même. Seul un propriétaire de site voit tout.
« La corbeille du site est vide, pourtant on a bien supprimé »	Le fichier est passé en corbeille de deuxième niveau (collection de sites), réservée aux administrateurs.
« C'est un fichier créé par Marie, on cherche à son nom »	La colonne qui compte est « Supprimé par », pas « Créé par ». Ce sont deux personnes différentes.
« On verra ça après les congés »	⏳ 93 jours, pas un de plus. Après, Microsoft ne peut plus rien, même en ouvrant un ticket.

1. La règle que personne ne connaît : la corbeille appartient à l'emplacement

Avec un PC, la logique est simple et tout le monde la maîtrise : je supprime, ça va dans ma corbeille, sur mon bureau, et je la rouvre quand je veux.

Dans Microsoft 365, cette intuition est fausse sur les deux points.

Premier point : la corbeille n'est pas la vôtre, elle est celle de l'emplacement. Chaque site SharePoint, chaque équipe Teams (qui est un site SharePoint déguisé), chaque espace OneDrive possède sa propre corbeille, indépendante des autres. Supprimer un fichier d'une bibliothèque d'équipe le fait tomber dans la corbeille de cette bibliothèque — pas dans la vôtre, même si vous êtes celui qui a appuyé sur Suppr, même si le fichier était affiché dans votre Explorateur Windows, même si vous en êtes l'auteur.

Deuxième point : vous ne voyez pas tout ce qu'elle contient. La corbeille d'un site SharePoint est filtrée par utilisateur. Un salarié avec des droits de contribution n'y voit que les éléments qu'il a supprimés lui-même. Les suppressions faites par ses collègues existent bien, au même endroit, mais restent invisibles pour lui. Seuls les propriétaires du site et les administrateurs de la collection de sites voient l'intégralité du contenu.

C'est le croisement de ces deux règles qui produit la situation la plus frustrante qui soit : le fichier est là, à l'endroit exact où vous le cherchez, et votre écran vous affiche une corbeille vide.

La colonne qui décide de tout : « Supprimé par »

Quand on cherche un fichier disparu, le réflexe naturel est de le chercher au nom de la personne qui l'a créé. C'est l'erreur la plus courante, et elle fait perdre des heures.

La corbeille SharePoint affiche, pour chaque élément : le nom, l'emplacement d'origine, la date de suppression et la colonne « Supprimé par ». C'est cette dernière — et elle seule — qui gouverne la visibilité.

• « Créé par » = qui a fabriqué le document. Aucun effet sur la corbeille.

• « Supprimé par » = le compte qui a effectué l'action de suppression. C'est le filtre.

Un fichier créé par Marie, supprimé depuis le poste de Paul, apparaîtra pour Paul — jamais pour Marie. Et si la suppression a été tracée au nom d'un autre compte encore (nous verrons lesquels au chapitre 4), ni Marie ni Paul ne verront quoi que ce soit.

2. Les trois corbeilles de Microsoft 365 (et la quatrième, locale)

Avant d'aller plus loin, il faut savoir combien de corbeilles existent, et comment les ouvrir directement. Voici le tableau à imprimer et à coller près du poste de la personne qui gère les dossiers.

Corbeille	Qui y accède	Adresse directe	Contenu
1. Corbeille du site (1er niveau) — SharePoint ou équipe Teams	L'auteur de la suppression, et tout propriétaire du site	https://<tenant>.sharepoint.com/sites/<site>/_layouts/15/RecycleBin.aspx	Ce qui a été supprimé d'une bibliothèque de ce site
2. Corbeille de la collection de sites (2e niveau)	Uniquement administrateur de collection / propriétaire	…/sites/<site>/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx	Ce qui a été vidé du 1er niveau
3. Corbeille OneDrive de l'utilisateur	L'utilisateur lui-même	Site OneDrive → Corbeille dans le volet de gauche	Ce qui a été supprimé de son espace personnel
4. Corbeille Windows (le poste)	L'utilisateur du PC	Bureau	Fichiers non synchronisés uniquement, ou copies locales

Trois remarques capitales sur ce tableau.

Une équipe Teams = un site SharePoint. Les fichiers de l'onglet « Fichiers » d'une équipe Teams ne sont pas stockés « dans Teams » : ils vivent dans la bibliothèque de documents d'un site SharePoint créé automatiquement, portant le nom de l'équipe. Leur corbeille est donc la corbeille n° 1, celle de ce site — et pas celle de OneDrive. Beaucoup d'entreprises cherchent pendant des heures dans OneDrive un fichier qui a toujours été dans Teams.

La corbeille Windows du poste ne sert quasiment jamais dans ce scénario. Un fichier synchronisé supprimé dans l'Explorateur transite parfois par la corbeille locale, mais l'élément qui compte — la version en ligne, celle que voient les collègues — part, lui, dans la corbeille du site. Et si quelqu'un a fait Maj + Suppr, il n'y a même pas de passage par la corbeille locale.

Le lien « Corbeille » du volet gauche est trompeur. Selon la page sur laquelle vous vous trouvez au moment où vous cliquez, il vous emmène dans la corbeille de OneDrive ou dans celle du site en cours. D'où l'intérêt de taper les adresses ci-dessus à la main : on sait exactement où l'on est.

3. ⭐ Le test décisif, en trois questions

Avant d'ouvrir la moindre corbeille, posez ces trois questions. Elles font gagner une heure, et elles trient les trois causes que nous détaillons ensuite.

Question 1 — Le fichier a-t-il réellement disparu de la bibliothèque en ligne ?

Ouvrez le site SharePoint dans un navigateur (pas l'Explorateur Windows, pas le dossier synchronisé : le navigateur) et regardez si le fichier ou le dossier y est encore.

• Il est encore là → aucune suppression n'a eu lieu. N'ouvrez aucune corbeille : le problème est sur le poste, pas dans Microsoft 365. Nous détaillons ce cas au chapitre 8, il est plus fréquent qu'on ne croit.

• Il a disparu → la suppression est réelle. Passez à la question 2.

Question 2 — D'où le fichier a-t-il été supprimé ?

Autrement dit : quel était son emplacement d'origine ? Une bibliothèque d'un site SharePoint ? Les fichiers d'une équipe Teams ? Le OneDrive personnel de l'utilisateur ? C'est cette réponse, et non l'endroit où on l'a cliqué, qui désigne la corbeille à ouvrir.

Question 3 — Qui a supprimé, et avec quel compte ?

Pas « qui a créé le fichier », pas « à qui appartient le dossier » : quel compte Microsoft 365 était connecté au moment de la suppression. Sur un poste partagé, sur un poste sur lequel un prestataire est intervenu, sur un PC où deux comptes OneDrive cohabitent, la réponse n'est pas celle qu'on croit.

4. Cause n° 1 — la suppression est tracée au nom d'un autre compte

C'est la cause la plus déroutante, parce que la personne concernée est certaine d'avoir supprimé le fichier elle-même. Techniquement, elle a raison. Mais le compte qui a poussé la suppression vers Microsoft 365 n'est pas le sien.

Le poste sur lequel un prestataire est intervenu

Un technicien intervient sur le PC, ouvre une session avec un compte de support ou son propre compte administrateur, fait du ménage dans les dossiers. Les suppressions sont enregistrées à son nom. Le lendemain, la salariée ouvre la corbeille du site avec son compte : elle est vide. Non pas parce que rien n'a été supprimé, mais parce que rien n'a été supprimé par elle.

Le client OneDrive connecté avec le mauvais compte

Cas très courant dans les TPE, où l'on récupère un PC d'un autre poste ou d'un ancien salarié : le client de synchronisation OneDrive est resté connecté au compte d'origine. L'utilisateur travaille sous son propre profil Windows, mais la synchronisation, elle, parle à Microsoft 365 avec l'autre identité. Toutes les suppressions sont donc estampillées au nom de l'ancien titulaire.

Pour vérifier en dix secondes : clic sur l'icône OneDrive dans la zone de notification → ⚙️ Paramètres → onglet Compte. L'adresse e-mail affichée est celle qui signera toutes les suppressions.

Et quand le compte en question a été supprimé du tenant (salarié parti, licence rendue), plus personne ne peut ouvrir « sa » corbeille : seul un administrateur de collection de sites verra les éléments, au deuxième niveau.

Le compte système, les flux automatiques et les stratégies

Il arrive que la colonne « Supprimé par » affiche « Compte système » (System Account) ou le nom d'une application. Trois explications habituelles :

• une stratégie de rétention Microsoft Purview qui a expiré et purge automatiquement ;

• un flux Power Automate ou un script qui déplace/nettoie des documents ;

• des éléments techniques (listes de cache SharePoint), qui n'ont aucun rapport avec vos documents mais qui polluent l'affichage.

Dans ce cas, aucun utilisateur ne « possède » la suppression : il faut passer par un compte administrateur — et, si l'enjeu est important, par le journal d'audit (chapitre 8.4) pour savoir ce qui s'est réellement passé.

5. Cause n° 2 — vous ouvrez la mauvaise corbeille (le piège du raccourci)

La deuxième cause est purement géographique : le fichier est bien dans une corbeille, mais pas dans celle qu'on regarde.

Site SharePoint / Teams contre OneDrive personnel

C'est la confusion de base : « c'était dans mes fichiers, donc c'est dans ma corbeille OneDrive ». Non — si le document appartenait à une bibliothèque d'équipe, il est dans la corbeille du site de cette équipe, même s'il apparaissait dans votre Explorateur, même s'il était affiché dans votre OneDrive.

Le piège du raccourci « Ajouter un raccourci à Mes fichiers »

C'est le piège moderne, et il mérite qu'on s'y arrête, parce qu'il est devenu la méthode recommandée par Microsoft pour accéder aux bibliothèques partagées.

Depuis une bibliothèque SharePoint ou Teams, un utilisateur clique sur « Ajouter un raccourci à Mes fichiers ». Le dossier apparaît alors dans son OneDrive, avec une petite icône de maillon, et se synchronise sur son PC. Tout est fluide, tout fonctionne — et tout le monde oublie ce qu'est réellement ce dossier.

Ce raccourci ne copie ni ne déplace quoi que ce soit : les fichiers restent stockés dans SharePoint. Il ne fait que les afficher dans OneDrive. Par conséquent :

L'utilisateur, lui, a la certitude absolue d'avoir supprimé « un fichier de son OneDrive », puisque c'est ce que son écran affichait. Il cherche donc dans la corbeille OneDrive, la trouve vide, et conclut à une perte définitive — alors que le fichier attend sagement dans la corbeille d'un site qu'il n'a peut-être jamais ouvert directement.

Réflexe à prendre : dans la corbeille, la colonne « Emplacement d'origine » dit la vérité. Si elle mentionne un chemin de site (/sites/…), le fichier n'a jamais appartenu à OneDrive.

Le cas du dossier partagé par quelqu'un d'autre

Dernière variante : un dossier partagé avec vous par un collègue, dans son OneDrive à lui. La corbeille qui recueille la suppression est celle du propriétaire de l'espace. Si vous supprimez un élément dans un dossier partagé par Marie, c'est Marie (ou un administrateur) qui devra le restaurer — vous n'avez, vous, aucune corbeille à ouvrir.

6. Cause n° 3 — le fichier est déjà passé au deuxième niveau

Troisième cause : la corbeille du site est la bonne, la personne est la bonne, et pourtant l'élément n'apparaît plus. C'est qu'il est passé à l'étage du dessous.

Microsoft 365 fonctionne avec deux niveaux de corbeille en cascade :

1. Corbeille du site (1^er niveau) : la suppression y atterrit d'abord.

2. Corbeille de la collection de sites (2^e niveau) : l'élément y bascule dès qu'il est supprimé du premier niveau — que ce soit par un utilisateur qui « vide la corbeille » pour faire de la place, ou par un collègue qui a cliqué sur Supprimer dans la corbeille en croyant ranger.

Or ce deuxième niveau est réservé aux administrateurs de la collection de sites (et aux propriétaires). Un salarié ordinaire n'en voit même pas le lien. De son point de vue, le fichier s'est volatilisé une deuxième fois.

Comment y accéder : ouvrez la corbeille du site, puis, tout en bas de la page, cliquez sur « corbeille de deuxième étape » (ou second-stage recycle bin). Ou allez directement à l'adresse …/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx. Si le lien n'apparaît pas et que l'adresse renvoie une erreur de permission, c'est que le compte utilisé n'a pas le niveau requis : il faut un administrateur.

7. Les 93 jours : le seul compte à rebours qui compte

C'est le chiffre à retenir de tout cet article, et celui que nous répétons systématiquement en rendez-vous professionnel.

Emplacement	Durée de rétention	Après ce délai
SharePoint / OneDrive Entreprise (les deux niveaux cumulés)	93 jours à compter de la suppression	Suppression définitive
OneDrive personnel (compte Microsoft grand public)	30 jours (moins si votre espace de stockage est saturé)	Suppression définitive
Corbeille Windows du poste	Jusqu'au vidage manuel ou automatique	Suppression définitive

Trois précisions qui font toute la différence en entreprise :

1. 93 jours, ce n'est pas 93 + 93. Les deux corbeilles se partagent le même délai. C'est l'erreur de calcul la plus répandue.

2. Le délai se compte en jours calendaires, pas en jours ouvrés. Une suppression début juillet expire début octobre — c'est-à-dire, pour beaucoup de TPE, pendant ou juste après la fermeture estivale, au moment précis où personne ne regarde.

3. Passé ce délai, il n'y a plus de recours côté Microsoft. Ni le support, ni l'administrateur du tenant, ni aucun outil tiers ne peuvent rappeler un contenu purgé. Ce n'est pas une question de tarif ou de niveau de contrat : la donnée n'existe plus.

8. Si le fichier n'est dans aucune corbeille : les quatre filets suivants

Vous avez ouvert les trois corbeilles avec un compte propriétaire, vérifié « Supprimé par », et il n'y a rien. Il reste quatre pistes, dans cet ordre.

8.1 Le fichier n'a peut-être jamais été supprimé

C'est le premier réflexe, et il évite une heure de fouille inutile. Sur un poste où OneDrive synchronise une bibliothèque, il existe un mécanisme qui annule silencieusement les grosses suppressions : au-delà de 200 éléments supprimés d'un coup, OneDrive demande confirmation, et si quelqu'un a coché un jour « ne plus me demander » en choisissant Conserver, toutes les suppressions massives suivantes sont annulées sans le moindre message. Le dossier réapparaît alors dans l'Explorateur avec une icône de nuage bleu — et évidemment, il n'est dans aucune corbeille, puisqu'aucune suppression n'a eu lieu.

Nous consacrons un article entier à ce comportement : OneDrive : vous supprimez un dossier, il revient avec une icône nuage. Si le fichier est toujours visible dans le navigateur, arrêtez immédiatement de chercher côté corbeilles.

8.2 « Restaurer cette bibliothèque » (jusqu'à 30 jours en arrière)

Quand la perte est massive — un dossier entier effacé, une synchronisation qui a mal tourné, un rançongiciel — la restauration élément par élément n'est pas tenable. SharePoint propose alors de ramener toute une bibliothèque de documents à son état à une date antérieure, jusqu'à 30 jours en arrière, à l'aide d'un graphique d'activité quotidienne qui aide à repérer le jour de l'incident.

À savoir avant de s'en servir :

• fonction réservée aux propriétaires de site (menu ⚙️ → Restaurer cette bibliothèque) ;

• elle annule toutes les actions postérieures au point choisi : les fichiers créés après cette date seront supprimés. Ce n'est pas une pêche sélective ;

• elle s'appuie sur l'historique des versions et sur la corbeille : sans versionnage activé, le résultat est très limité ;

• elle ne restaure pas une bibliothèque entièrement supprimée, et n'existe qu'en expérience moderne.

8.3 L'historique des versions, si le fichier a été écrasé et non supprimé

Un fichier « vidé de son contenu », enregistré par erreur, ou remplacé par une version antérieure n'a jamais été supprimé : il n'ira donc dans aucune corbeille. La bonne piste est le menu ⋮ du fichier → Historique des versions, qui permet de revenir à n'importe quelle version précédente.

8.4 Le journal d'audit, pour savoir qui a supprimé quoi

Si l'enjeu est sérieux — départ conflictuel, doute sur une malveillance, dossier client entier disparu — l'administrateur du tenant peut interroger le journal d'audit de Microsoft Purview et filtrer sur les activités de type suppression de fichier. On y obtient l'horodatage, le compte, le fichier et le site concernés. C'est aussi le moyen le plus fiable de savoir quel compte chercher dans la colonne « Supprimé par ».

Et si les données n'étaient pas dans le cloud ?

Dernier cas de figure, et il change complètement de métier : le fichier n'a jamais été synchronisé, il n'existait que sur le disque du poste — et ce disque ne répond plus, a été formaté, ou a subi une réinstallation. Là, aucune corbeille Microsoft ne vous aidera. La règle est invariable : arrêtez d'utiliser la machine immédiatement, chaque écriture supplémentaire réduit les chances. C'est le métier de BSC DataRecovery, notre laboratoire de récupération de données (disques durs, SSD, cartes mémoire, clés USB, RAID).

9. La procédure à suivre, dans l'ordre, en dix minutes

Voici la marche à suivre que nous appliquons chez nos clients professionnels. Elle est écrite pour être suivie par un gérant, pas par un informaticien.

1. Vérifiez en ligne, dans un navigateur, que le fichier a réellement disparu de la bibliothèque. Si non → le problème est sur le poste (voir 8.1), stop.

2. Notez l'emplacement d'origine du fichier : site SharePoint, équipe Teams, ou OneDrive personnel. C'est cette réponse qui désigne la corbeille.

3. Connectez-vous avec un compte propriétaire du site (le gérant, ou l'administrateur Microsoft 365). Ne cherchez pas depuis le compte de la personne : vous vous privez de 90 % de la visibilité.

4. Ouvrez la corbeille du site : https://<tenant>.sharepoint.com/sites/<site>/_layouts/15/RecycleBin.aspx. Triez par date de suppression, et lisez la colonne « Supprimé par » — pas « Créé par ».

5. Rien ? Ouvrez la corbeille de deuxième niveau : …/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx (lien « corbeille de deuxième étape » en bas de page).

6. Toujours rien ? Ouvrez la corbeille OneDrive de l'utilisateur concerné — et, si un dossier partagé est en cause, celle du propriétaire du dossier.

7. Perte massive → Restaurer cette bibliothèque (30 jours), en gardant en tête que tout ce qui a été créé après la date choisie disparaîtra.

8. Doute sur l'auteur → journal d'audit Microsoft Purview.

9. Restaurez dès que vous avez trouvé : la restauration replace le fichier à son emplacement d'origine, avec ses permissions.

10. Notez la date de la suppression et comptez 93 jours à partir de là. C'est votre échéance réelle, et elle ne se négocie pas.

10. Ce que cet incident révèle : au-delà de 93 jours, il n'y a plus rien

Terminons par la partie inconfortable, celle qui devrait retenir l'attention de tout dirigeant.

Tout ce que nous venons de décrire — les deux niveaux de corbeille, les 93 jours, la restauration de bibliothèque sur 30 jours — n'est pas une sauvegarde. Ce sont des filets de rattrapage à durée déterminée, conçus pour absorber l'erreur de manipulation détectée rapidement. Microsoft l'assume d'ailleurs très clairement dans son modèle de responsabilité partagée : il garantit la disponibilité du service et l'intégrité de son infrastructure ; la protection de vos données contre la suppression, l'erreur humaine et le rançongiciel reste votre responsabilité.

Les situations où ces filets ne suffisent pas sont toutes banales :

• une suppression découverte quatre mois plus tard, au moment de préparer le bilan ou de répondre à un litige client ;

• le départ d'un salarié : compte supprimé, licence rendue, et avec eux le OneDrive complet après un court délai de grâce ;

• un rançongiciel qui chiffre en masse les fichiers d'une bibliothèque synchronisée ;

• une purge involontaire du deuxième niveau de corbeille « pour faire de la place ».

Dans ces quatre cas, la seule chose qui sauve l'entreprise est une vraie sauvegarde tierce de Microsoft 365 : une copie de vos boîtes Exchange, de OneDrive, de SharePoint et de Teams, stockée hors de Microsoft, avec une rétention que vous fixez (souvent plusieurs années) et une restauration granulaire — un mail, un fichier, un dossier, à une date donnée, même si le compte d'origine n'existe plus. C'est le sujet de notre article Sauvegarder Microsoft 365 : Microsoft ne le fait pas pour vous, et c'est ce que nous mettons en place chez nos clients professionnels avec Veeam Backup for Microsoft 365.

La question à se poser n'est pas « est-ce que je vais perdre un fichier ? » — vous en perdrez un, c'est certain. Elle est : « est-ce que je m'en apercevrai dans les 93 jours ? » Si la réponse n'est pas un oui franc, il vous manque une sauvegarde.

11. En résumé

1. La corbeille appartient à l'emplacement du fichier, pas à la personne qui a supprimé. Bibliothèque d'équipe → corbeille du site ; OneDrive perso → corbeille OneDrive.

2. Un utilisateur standard ne voit que ses propres suppressions. Seul un propriétaire de site voit tout : connectez-vous avec ce compte-là dès le début.

3. La colonne qui compte est « Supprimé par », jamais « Créé par ».

4. Une équipe Teams est un site SharePoint : ses fichiers ont leur corbeille SharePoint.

5. Le raccourci « Ajouter un raccourci à Mes fichiers » ne déplace rien : une suppression part dans la corbeille du site d'origine, pas dans celle de OneDrive.

6. Il existe une corbeille de deuxième niveau (collection de sites), réservée aux administrateurs : …/_layouts/15/AdminRecycleBin.aspx.

7. 93 jours au total, tous niveaux confondus, et le compteur ne redémarre pas au passage d'un niveau à l'autre. 30 jours seulement pour un OneDrive personnel.

8. Si le fichier est toujours visible en ligne, aucune suppression n'a eu lieu : le problème est sur le poste, pas dans Microsoft 365.

9. Perte massive → « Restaurer cette bibliothèque » (30 jours, propriétaire de site, annule tout ce qui a suivi).

10. Passé 93 jours, Microsoft ne peut plus rien. Seule une sauvegarde tierce protège vraiment.

Un doute sur vos données ? Parlons-en

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Sources : documentation Microsoft — « Restaurer des éléments de la corbeille d'un site SharePoint », « Restaurer des éléments supprimés de la corbeille de la collection de sites » (rétention de 93 jours à compter de la suppression, compteur inchangé au passage en deuxième niveau, accès réservé aux administrateurs/propriétaires), « Restaurer des fichiers ou dossiers supprimés dans OneDrive » (30 jours en compte personnel, 93 jours en compte professionnel ou scolaire), « Ajouter des raccourcis vers des dossiers partagés dans OneDrive » et « Restaurer une bibliothèque partagée » (30 jours, réservé aux propriétaires de site). Complété par les interventions BSC Informatique en TPE/PME sur postes Windows 11 avec bibliothèques SharePoint et Teams synchronisées. BSC Informatique — EURL BSC INFORMATIQUE — 18 Avenue Olbius Riquier, 83400 Hyères — 04 94 27 65 95.

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